PROCESO DE LA PLANIFICACION

La planificación de recursos humanos es una parte esencial que encierra la gestión de empresas, y esto se debe a que la misma se encarga de proyectar a futuro los planes que se llevarán a cabo con respecto a las actividades que deberán ser desarrolladas mediante la utilización de los recursos humanos.

Si analizamos todas las tendencias correspondientes a la gestión empresarial, podremos observar que la mayor parte de las empresas lograr un correcto desarrollo de esta herramienta administrativa, representa un gran desafío. Es importante que antes de desarrollar un plan que pueda resultar eficiente para la planificacion de los recursos humanos tengamos en cuenta los fines que queremos lograr mediante la planificación de éstos.

Generalmente se lleva a cabo con el fin de lograr una mayor participación por parte del gerente que debe aplicar las decisiones más importantes, situándolo de esta forma es una posición estratégica para la empresa; es fundamental que mientras se esté realizando la planificacion de recursos humanos, los responsables de esta función deben ser profesionales altamente calificados; también es importante la elaboración y posterior utilización de todas las herramientas modernas de las que pueda disponer una empresa, como también, es necesario que se aplique con éxito el análisis correspondiente del sector de recursos humanos.

La aplicación de la informática es un factor principal a tener en cuenta debido a la variedad con respecto a la información de cada departamento empresarial que influye directamente en la planificación de recursos humanos. Además, el empleo de estos sistemas informáticos supone una ventaja respecto a la competencia para aquellas empresas que disponen sistemas únicamente para la gestión y no para la planificacion de recursos humanos.

De todas formas, a pesar de que todo esto represente un desafío para las empresas en la actualidad, debemos decir que las compañías están dispuestas a dedicar un esfuerzo mucho mayor con respecto a la planificacion de recursos humanos, midiendo el vínculo establecido entre las inversiones y más formaciones de la masa salarial de la empresa. En este sentido e importante que mencionemos que el hecho de proponerse llevar a cabo la planificación de recursos humanos, independientemente del empeño que ponga la empresa, constituye un parámetro determinante en cuanto a la eficiencia en la gestión y la administración de la empresa en cuestión; además debemos tener en cuenta que la planificación es el camino mas directo al cumplimiento de los objetivos de la empresa. Teniendo en cuenta la importancia que posee la planificación de recursos humanos en una empresa, es fundamental que señalemos que resulta muy necesario diseñar un sistema que facilite la realización de dicha planificación; el mismo debe ser capaz de gerencial todas aquellas actividades que estén relacionadas al departamento de recursos humanos, además de que el propósito del mismo debe radicar en que se debe lograr un enfoque sistemático como resultado de la planificacion de recursos humanos, en coordinación con todos los parámetros influyentes en el hecho de garantizar una eficiente planificación. En esta tarea deben involucrarse especialistas en esta área que se encuentren debidamente calificados junto a todos los directivos gerenciales correspondientes a la empresa.

OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

La planificación de recursos humanos debe garantizar cierta excelencia en cuanto al proceso de producción como factor fundamental en el desarrollo de todas aquellas actividades relacionadas con el sector, mediante la intervención de administradores y empleados que se encuentren altamente capacitados y calificados.

Por otro lado, también es importante que esta herramienta administrativa garantice en un 100% la elaboración junto con el empleo de todas las políticas que afecten directamente a los recursos humanos con los que cuenta la empresa.

La planificacion de recursos humanos, también tiene por objetivo realizar un diagnostico acerca de los cambios en la organización y en la estructura que necesite efectuar la empresa, contribuyendo con el perfeccionamiento de todos los métodos y estilos de planificación de recursos humanos con el fin de disponer de una mayor participación, compromiso y motivación de los dirigentes y empleados para poder desarrollar una cultura organizacional que le pertenezca en modo particular a la empresa. Por último debemos decir que la planificacion de recursos humanos tiene la obligación de preparar los recursos de la empresa, de manera tal que la misma sea capaz de actuar rápida y eficientemente cada vez que se produzca un cambio en el entorno correspondiente al que pertenece.

Desde el punto de vista de los RRHH, su planificación proveerá a la organización de herramientas operativas que apoyarán la consecución de las metas empresariales. Según Armstrong (2003), existen tres etapas claramente definidas en este sentido:

1. Prever la demanda de RRHH de la organización.

2. Prever la disponibilidad de oferta de RRHH dentro de la empresa o en el mercado.

3. Trazar planes para ajustar oferta y demanda.

Estas etapas activarán un análisis sistemático y continuo para la organización y tratarán de responder dos importantes cuestiones para la planificación de los RRHH.

1. ¿Qué clase de Recursos Humanos se necesita?

2. ¿Con qué tipo de habilidades y capacidades?

En términos prácticos, la planificación de los RRHH debe ser incluida en la estrategia empresarial en orden a conseguir las siguientes metas:

1. Retener y atraer candidatos adecuados a las necesidades de la organización.

2. Evitar excesos o déficits de personal.

3. Mejorar la utilizad, productividad y satisfacción del factor trabajo.

4. Desarrollar programas formativos para mejorar las habilidades de los RRHH.

5. Apoyar activamente la estrategia corporativa.

Las principales ventajas que se obtendrán a través de una correcta planificación de las necesidades de recursos humanos, (a) se basará en una situación en que la empresa podrá disponer de los mejores trabajadores en número y capacidad para desarrollar las actividades necesarias a la hora de obtener un rendimiento competitivo superior, potenciándola integralmente, (b) facilitará el ahorro en costes de contratación, formación y despido, abriendo una gran oportunidad a la organización para mejorar la productividad y eficiencia de su sistema productivo, (c) al mismo tiempo que los trabajadores producen más a menor coste, se mejorarán la fiabilidad en los tiempos de entrega, potenciando la confianza de los clientes en la capacidad de la empresa para atender a sus demandas. La correcta gestión de todos estos beneficios, podrá propiciar tanto el desarrollo de ventajas competitivas, como un mejor posicionamiento de mercado, aumentando la probabilidad de alcanzar los objetivos estratégicos. En la práctica, hay evidencia de que son pocas las empresas que aplican la planificación de RRHH como una herramienta indispensable para el desarrollo organizativo. Por el contrario, muchas son las que se muestran reacias a aplicarla en base a (a) la dificultad que implica predecir el futuro (b) la pérdida de flexibilidad que puede significar la planificación a largo plazo en unos mercados en constante cambio (c) la falta del personal cualificado necesario para realizar las funciones de diseño, ejecución y evaluación de la planificación, entre otros. Por lo tanto, aún se está lejos de utilizar la gestión anticipada de los RRHH como arma fundamental para ser más competitivos.

Como conclusión, se podría establecer que la planificación de los RRHH y a pesar de ser una práctica aún poco extendida, puede ayudar a las organizaciones a cumplir con sus objetivos estratégicos, y en muchas ocasiones, incluso a desarrollar ventajas competitivas. En caso de diseñarla y desarrollarla, su correcta implementación requerirá tener en cuenta ciertos aspectos clave de la estructura organizacional (cultura, estructura de mando, grado de descentralización y ciertos aspectos cuantitativos como el turnover ratio…) esto permitirá trabajar en un marco con mayor información para la correcta toma de decisiones. Las empresas compiten en un mundo en constantes evolución, y la flexibilidad para adaptarse a las tendencias actuales y futuras de mercado se anticipa como “clave” para la supervivencia y éxito empresarial. En este sentido, una adecuada “gestión anticipada” sobre los RRHH, puede ser de gran utilizad.

PROPÓSITOS:

• Utilizar todos estos recursos con tanta eficacia como sea posible, donde y cuando se necesiten, al fin de alcanzar las metas de la organización.
• Anticipar periodos de escasez y de sobre oferta de mano de obra.
• Proporcionar mayores oportunidades de empleo a las mujeres, a las minorías y a los discapacitados.
• Organizar los programas de capacitación de empleados.

Ventajas:

• Mejorar la utilización de recursos humanos
• Permitir la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los objetivos globales de la organización
• Economizar en las contrataciones
• Expandir la base de datos del personal, para apoyar otros campos.
• Coadyuvar a la coordinación de varios programas, como la obtención de mejores niveles de productividad mediante la aportación de personal mas capacitado.

CAUSAS DE LA DEMANDA DE RECURSOS HUMANOS A FUTURO

Externas Organizativas Laborales

Económicas	Planes estratégicos	Jubilaciones
Factores Sociales	Presupuestos	Renuncias
Tecnológicas	Ventas y Producción	Terminación de contratos
Competitivas	Nuevas actividades	Decesos
	Cambios organizativos	Permisos no remunerados

Figura 1. Werther B. William, Jr. Administración de personal y recursos humanos, Quinta Edición, Editorial McGrill, 2000

Factores de la fuerza de trabajo. La demanda de recursos humanos experimenta variaciones debido a factores tales como:

Jubilaciones
Renuncias
Embarazos
Enfermedades
Despidos
Muertes
Licencias

Cuando estos fenómenos incluyen números considerables de empleados, la experiencia obtenida en ocasiones anteriores puede servir como indicador de la acción que se debe realizar, teniendo en cuenta siempre los nuevos factores que pueden apuntar a la convivencia de cambiar las practicas del pasado.

Basadas en la experiencia:

Decisiones formales a cargo de expertos en el área. Se basan en las opiniones que emite un grupo de personas ampliamente familiarizadas con las necesidades de recursos humanos a futuro por parte de la organización. Ya que los gerentes de línea toman la mayor parte de las decisiones de contratación, los planificadores de recursos humanos deben emplear métodos que les permitan informarse de las necesidades de personal de esos gerentes. En organizaciones de menores dimensiones es posible que el director de operaciones o el gerente de recursos humanos posea toda la información necesaria.
Muestreo. En organizaciones de mayores dimensiones el método mas sencillo consiste en efectuar un muestreo de los gerentes que constituyen una autoridad respecto a las necesidades de recursos humanos en los departamentos. Este muestreo puede consistir en un sondeo informal, un cuestionario o una discusión sobre el tema, que utilice la técnica de grupo nominal.
Técnica de grupo nominal. En esta dinámica se presenta a un grupo de gerentes un tema básico, por ejemplo: ¿Cuáles serán los factores que más incidirán en nuestra demanda de los recursos humanos para el año entrante? Cada uno de los participantes (entre 5 y 15) procede a poner por escrito las respuestas que estime pertinentes. Después de 10 minutos se discuten las ideas del grupo se clasifican y se permite que cada integrante las numere en orden de importancia, seleccionando las tres o cuatro mas importantes.
Técnica de Delfos o Delphi. Es una técnica de sondeo de opiniones, en esta dinámica se solicitan estimados específicos de un grupo de expertos, por lo general a nivel gerencial. Los planificadores de recursos humanos actúan como intermediarios, resumen las respuestas obtenidas e informan a los expertos de los resultados. El proceso se repite hasta que el grupo empieza a concordar en determinados factores. Generalmente cuatro o cinco fases sucesivas son suficientes para llegar a resultados concretos.
Basadas en tendencias. Es probable que es la técnica mas expedita se la proyección de las tendencias de la organización durante el pasado. A continuación se presentan:
Extrapolación. Por medio de la extrapolación se requiere prolongar las tendencias del pasado a fases futuras. Por ejemplo si el promedio de contratación de obreros de la planta ha sido de 20 obreros mensuales, la extrapolación de esa tendencia significara en el futuro una necesidad de 240 obreros en el lapso de un año.
Indexación. Es un método útil para el calculo de las necesidades futuras, mediante el cual se establece una comparación entre el incremento en los niveles de empleo con un índice determinado, como la relación entre el numero de trabajadores de los departamentos de producción y las cifras de ventas de la compañía.
Análisis estadísticos. De mayor complejidad, utilizan modelos por computadora que incluyen factores como las variantes en la demanda externa de producto. Los procedimientos estadísticos utilizan datos históricos para proyectar la demanda futura. Los procesos de modelos pueden ofrecer una representación simplificada de la demanda de los recursos humanos de toda la organización. Alterando los datos de entrada pueden contrastarse las necesidades recursos humanos en diferentes escenarios de demanda. Entre las técnicas estadísticas de modelizar utilizadas para la previsión de las necesidades de recursos humanos se encuentran las siguientes:

1. Análisis de series temporales. Se utilizan niveles históricos de personal (en lugar de indicadores de carga de trabajo) para proyectar las necesidades futuras de recursos humanos. Se estudian los niveles históricos de personal para aislar las variaciones estaciónales y cíclicas, las tendencias a largo plazo y los movimientos aleatorios. A continuación se extrapolan las tendencias a largo plazo utilizando una media móvil, un suavizado exponencial o la técnica de regresión.
2. Ratios de personal. Se examinan los datos pasados de personal para determinar las relaciones históricas entre el número de empleados en diversos puestos o categorías de puestos. A continuación se utiliza el análisis de regresión o ratios de productividad para proyectar las necesidades totales o de grupos claves de recursos humanos y se utilizan los ratios de personal para asignar necesidades totales a diversas categorías de puestos o para estimar necesidades de grupos no claves.
3. Ratios de productividad. Se utilizan datos históricos para examinar los niveles históricos de un índice de productividad. Formula: p = Carga de trabajo / Numero de personas. Si se encuentran relaciones constantes o sistemáticas, pueden calcularse las necesidades de recursos humanos dividiendo las cargas previstas de trabajo entre p.
4. Análisis de regresión. Se examinan los niveles históricos de varios indicadores de carga de trabajo, como ventas, niveles de producción y valor añadido, para encontrar relaciones estadísticas con los niveles de personal. Cuando se encuentran relaciones suficientemente fuertes, se obtiene un modelo de regresión (o de regresión múltiple). Los niveles previstos de los indicadores mantenidos se pasan al modelo resultante y se utilizan para calcular el nivel asociado de las necesidades de recursos humanos.

Los modelos de regresión presentan la ventaja de sensibilidad a los cambios en la orientación de la organización, lo cual permite identificar la necesidad de reasignar personal o de modificar los niveles de dotación. Los modelos de regresión dan buen os resultados cuando se utilizan con empresas que operan en un entorno estable.

Basadas en otros métodos:
Análisis y planeacion de presupuestos. Las organizaciones necesitan planear sus recursos por lo general poseen presupuestos y planes a largo plazo. Un estudio de los distintos presupuestos de los departamentos permite conocer las asignaciones financieras para contratar nuevos empleados. Estos datos, mas las extrapolaciones de cambios en la fuerza de trabajo (incluso renuncias, terminaciones, jubilaciones, etc.), pueden proporcionar estimados a corto plazo sobre las necesidades de recursos humanos. Los estimados a largo plazo pueden estimarse a partir de los planes futuros de cada departamento o división.
Análisis de nuevas operaciones. Cuando la aparición de nuevas actividades o giros de la compañía complica el proceso de planeacion de los recursos humanos, los planificadores pueden utilizar el análisis de nuevas operaciones, que requiere efectuar comparaciones con compañías que llevan a cabo actividades similares.
Modelos de computadora. Las técnicas mas avanzadas y complejas de determinación de necesidades incluyen la preparación de modelos de computadora, que mediante formulas matemáticas combinan de manera simultanea la extrapolación, la indexación, los resultados de diversos sondeos de opinión y los estimados de cambios en la fuerza de trabajo para determinar las necesidades de personal.

A medida que transcurre el tiempo, los cambios que ocurren en la demanda de recursos humanos se utilizan para refinar y corregir las formulas que las computadoras emplean. Las técnicas mas complejas se usan en organizaciones grandes que han acumulado años de experiencia en el proceso de determinar sus necesidades de personal.

Mercado de trabajo y mercado de recursos humanos.

El mercado de trabajo y de recursos humanos se lleva a cabo a través de:

Análisis de mercados laborales. El éxito en la tarea de identificar a nuevos empleados depende del mercado de trabajo, pero también de la habilidad de los especialistas de recursos humanos para efectuar esa importante tarea. Incluso cuando las tasas de desempleo son altas, resulta difícil encontrar el personal idóneo para desempeñar ciertas ocupaciones.

Una realidad que resulta sorprendente para muchos recién egresados de carreras como administración de recursos humanos es el hecho de que en le mundo de habla española, pese a las altas tasas de desempleo global que aquejan a buena parte de sus economías, el desempleo entre los grupos profesionales es muy inferior al nivel de desempleo general. Incluso en países donde la tasa donde la tasa general de desempleo afecta hasta el 35% de la población económicamente activa, el desempleo entre los profesionistas es bastante inferior.

En ciertas áreas especializadas el nivel de desempleo se mantiene a niveles inferiores del 4%, lo que en términos económicos constituye un nivel de empleo prácticamente total. Estas razones evidencian que no siempre es fácil localizar a la persona idónea para desempeñar ciertas tareas.

Independientemente de la tasa de desempleo, las necesidades de personal de una organización pueden satisfacerse atrayendo a la organización empleados de otras compañías. A largo plazo el dinamismo de la comunidad y las tendencias demográficas son los elementos definitivos en los mercados de trabajo. El dinamismo de una comunidad puede traducirse en factores que afectan en forma profunda el futuro de una compañía.

Actitudes de la comunidad. El nivel de impulso y promoción que una comunidad brinde a las compañías establecidas en ella o que consideren operar en la zona cobra una importancia esencial para el mercado de trabajo en que deberá operar la organización.
Aspectos demográficos. Los cambios que experimenta la población de una ciudad, región o de todo un país son elementos que afectan la oferta y la demanda de trabajo a largo plazo, esas tendencias con frecuencia son predecibles, dentro de cierto mar






























































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