Actualmente en
la mayoría de los casos los gerentes venezolanas han comprendido la
importancia de la información como uno de sus principales recursos.
Los encargados de las tomas de decisiones han comenzado a comprender
que la información no es sólo un fruto de la gestión empresarial,
sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los
tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso
de éstos. Para obtener y aprovechar los
beneficios que nos brinda “la información”, ésta debe ser
manejada de forma correcta y eficiente, al igual como se manejan los
demás recursos con los que cuenta la organización. Cabe señalar,
que se requiere un previo entendimiento por parte de los
administradores en materia de los costos asociados con La producción,
distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la
información que es manejada en la organización. Debido a que a
pesar que la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos
entender que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente
estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de
una industria.
Es aquí donde juega un papel
fundamental los Sistemas de Información, entendiéndose dicho
concepto como: “el conjunto formal de procesos que, operando sobre
una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades
de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la
información necesaria para la operación de dicha empresa y para las
actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al
menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempeñar las
funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su
estrategia”. Cuando la organización decide
gestionar y hacer uso de la información, el Sistema de Información
a implementar (independiente del nivel de la organización en el cual
se desea integrar el sistema) debe ser un fiel reflejo de las
necesidades y requerimientos de la empresa. Es decir, no basta
solamente con contar con la información sino que se requiere del
diseño de un “sistema integrado que relacione la información
obtenida por las diversas aplicaciones de la empresa”. Para ello,
se requiere elegir la Tecnología de Información adecuada, como
componente fundamental en la implementación de este sistema y como
generador de ventajas estratégicas.
Los sistemas de información mejoran
la efectividad gerencial y profesional formando parte de la
estrategia de un negocio. Sin embargo, así como existen múltiples
ventajas al implementar un sistema de información, también es
cierto que se presenten ciertas desventajas o problemas con la
implantación de este tipo de sistemas. En primer lugar, el sólo hecho de
implementar un sistema de información debe incluir costos de
capacitación del personal, ya que si los individuos no poseen los
conocimientos necesarios para utilizar dicho sistema, se genera
inoperancia y exclusión al interior de la empresa.
Otro obstáculo que presenta la
implementación de los sistemas de información son las dificultades
de cambiar las formas tradicionales de hacer negocios, lo cual se
asocia directamente a la resistencia al cambio que afecta
primordialmente a las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, se manifiesta de manera
evidente el éxito de las empresas que son capaces de comprender el
constante avance y dinamismo de las Tecnologías de Información y
vencer la resistencia al cambio, logrando identificar de manera
correcta los problemas y las oportunidades asociadas a la información
con la cual cuentan para el proceso de toma de decisiones. Es importante señalar, que los
Sistemas de Información deben estar al servicio de la empresa y de
esta forma establecer su enfoque o estrategia de negocios. Para que
esto suceda los Sistemas de información deben ser considerados como
uno de los subsistemas que conforman la organización, es decir, como
un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan
importante para el éxito empresarial como las funciones de
contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y
administración de recursos humanos.
Edgar Hurtado
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